活動策劃

策劃是為(wei) 了完成既定目標，解決(jue) 特定問題，借助科學方法和藝術手段構思、設計、製定工作方案的過程。做好大型活動需考慮如下策劃工作：

☑一是挖掘深刻的創新內(nei) 涵。挖掘大型活動的創新內(nei) 涵就是在策劃活動主題、設計活動背景、構建活動板塊、銜接過渡環節的過程中，要以創新內(nei) 涵為(wei) 指導思想和工作原則，以創新內(nei) 涵主導構思、貫徹行動。有時為(wei) 了表現或突出活動內(nei) 涵，需要圍繞主題設計若幹主題單元。這些主題單元構成了活動的主體(ti) ，轉化為(wei) 活動中一個(ge) 個(ge) 令人難忘的瞬間。

☑二是構思新穎的活動創意。獨特的創意往往能深刻表現特定的內(nei) 涵，越是宏大的內(nei) 涵越需要通過完整的創意規劃和細膩的創意題材體(ti) 現出來。當然，銳意創新不等於(yu) 放任冒險，行業(ye) 協會(hui) 主辦參與(yu) 的大型活動求新求變的前提是安全、平穩、順利。

☑三是搭建豐(feng) 滿的主題框架。大型活動的主題和內(nei) 涵確定後，策劃者需要構建合理、可行的活動單元作為(wei) 主題的表現手段。不同的活動單元構成了若幹分主題，並銜接、縫合為(wei) 一個(ge) 豐(feng) 滿的活動主體(ti) 。大型活動在強調活動整體(ti) 性的同時，必須高度重視不同的活動單元間架結構的合理性及過渡空間的可通過性。實踐中，在活動主題以及活動單元確立後，必須通過實操演練等方式確保過渡的穩定和銜接的通順。同時，還要考慮過程中可能發生的“意外”情況，通過製定預案防止活動的意外中斷。

☑四是勾勒完美的組織細節。“天下大事，必作於(yu) 細。”這句話對於(yu) 組織大型活動而言有兩(liang) 層含義(yi) ：一是活動的規模越大，控製的環節越複雜，瑣碎的細節越多；二是活動組織得越成功，內(nei) 容越精彩，在細微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體(ti) 的把握，更要抓住枝葉的塑造。細節所勾畫出的細膩與(yu) 精致，往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時，引導人去關(guan) 注活動中的細微之處，從(cong) 而給人留下更加難忘的印象。

組織工作是大型活動的主幹，組織越科學，內(nei) 容越精彩。按進程，大型活動的組織可分為(wei) 不同階段，各個(ge) 階段之間互相支撐又共同作用。

☑一是充分的可行性研究階段。舉(ju) 辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉(ju) 辦、舉(ju) 辦能否成功、舉(ju) 辦後能否取得預期效果。在組織活動之前，必須預先對活動能否安全穩妥舉(ju) 辦並實現預期效果進行詳細的研究，以確保大型活動決(jue) 策的正確。在廣泛、深入調查研究的基礎上，不僅(jin) 要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預案進行比較分析論證，提早研究活動實施過程中可能遇到的突發性問題，並準備好周密的處置方案。同時要高度重視對活動實施後的政治輿論、社會(hui) 影響、經濟效益的科學預測和效果評估。

☑二是嚴(yan) 格的審查批準階段。大型活動特別是大型活動舉(ju) 辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數情況下，由於(yu) 需要設置戶外大型廣告、搭建大會(hui) 展台及布線等，又涉及市政市容、安全生產(chan) 、消防等部門的職能。事前要把活動現場的效果圖、平麵圖、電路圖等遞交有關(guan) 部門審查和批準，建設過程中還需要這些部門進行安全檢查等。在大型活動中，以上部門的作用不僅(jin) 體(ti) 現在行政許可和行政監督等行政管理方麵，在活動前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經深度介入。活動中各部門協同製定有關(guan) 技術方案，溝通協調涉及的審查批準事項，根據不同的行業(ye) 標準和技術準則，提出嚴(yan) 格的要求，進而製定科學、合理、可行的大型活動策劃方案，並協同組織實施和監督檢查，共同確保活動順利進行。

☑三是周密的組織協調階段。組織協調是大型活動順利進行的脈絡和觸角。大型活動是複雜的開放型係統，諸多活動板塊和環節會(hui) 產(chan) 生不特定的溝通對象，每個(ge) 對象都要采用相應的方式與(yu) 之進行有效溝通。一年一度舉(ju) 辦的，因有成熟定型的技術標準及大量慣例、先例，基本能夠界定好活動項目的目標、範圍和工作模式，但仍會(hui) 產(chan) 生海量的組織協調工作。如果主辦的大型活動無先例可循，組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協調和磨合來達到統一。組織協調貌似簡單，實際上相當複雜。這種複雜性不僅(jin) 表現在協調層次的多樣、協調主體(ti) 的眾(zhong) 多，還體(ti) 現為(wei) 信息在溝通環節的不斷過濾和消耗。因此，大型活動的組織協調工作要特別注意方式方法，既要有召開協調會(hui) 議形成的書(shu) 麵文件、會(hui) 議紀要等正式溝通，也要有口頭表達、郵件聯絡、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。工作層的溝通環節存在務虛和務實兩(liang) 種模式，務虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖，領會(hui) 領導精神。務虛不是言之無物，工作層要通過務虛初步碰出活動的目標和工作範圍。務實模式則是在原則框架下的細化和實施，是工作層針對遇到的問題，各盡所能作答，恪盡職守解決(jue) 問題。

☑四是緊湊的進程控製階段。大型活動的進程控製就是組織者在活動過程中對節點的控製。這些節點主要包括活動的開幕、閉幕以及各個(ge) 環節的銜接點。首先是開幕、閉幕時機選擇要慎重。尤其是行業(ye) 協會(hui) 主辦參與(yu) 的大型活動項目，由於(yu) 牽涉麵廣、意義(yi) 重大，必須選擇一個(ge) 好的時機來舉(ju) 辦。活動的舉(ju) 辦時間還可能受到社會(hui) 環境以及參與(yu) 觀眾(zhong) 、組織者的意誌，甚至是擬邀請出席的領導或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體(ti) 計劃、分項計劃和滾動計劃等內(nei) 容。我們(men) 常說“計劃趕不上變化”，再科學、係統的活動策劃在組織執行中也會(hui) 有諸多變數。因此任何計劃都要有預案或第二方案，活動一旦開始，預定的條件和環境發生變化，既定方案也須相應調整。

☑五是穩妥的風險控製和應急管理。任何“風險”都是大型活動的大敵。在某種程度上，活動進程控製得好不好，活動策劃得是否周密，關(guan) 鍵在於(yu) 能否通過對活動中發生意外的概率分析，製定完備的應急預案，以防止意外的發生。要牢固樹立“零風險”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，並製定預防可能風險的工作方案。對於(yu) 重大會(hui) 議、賽事活動，低風險不僅(jin) 僅(jin) 是現場組織混亂(luan) 、飲食衛生不達標，還有可能是移動信號不好、聯絡不暢等；高風險則包括自然災害襲擊、惡劣天氣等。低風險與(yu) 高風險之間還存在過渡和轉化的可能。要將風險管理的意識貫穿到活動的始終，對任何潛在的風險進行識別和分析，並製定相應的對策。要注意查詢有關(guan) 記錄、資料，借鑒以往的寶貴經驗，熟練運用係統分解、情景模擬等方式方法，製作周密的風險論證報告，進而製定切實可行的風險控製策略，確保大型活動成功舉(ju) 辦。